置身九十年代,人人都可能在短短数年之内,从引领市场风骚,变为一蹶不振。唯有灵活机警者,才能避免遭此恶运——
一九九三年一月四日版《富比士》(Forbes)杂志所载"美国产业年度报告"
一九六0年代早期,美国成为世界至强的经济大国,那时候,企业通往成功的途径,几乎可以用下列标语概括:
优良
迅速
低廉
任选两项!
这是块系在美国中西部某制造厂厂长办公桌上方的标语牌。那位干得有声有色的厂长曾一面看看标语,一面对一位偶然来参观的年轻人诉说美国企业实际上是如何经营的。他说:"如果你要产品品质优良,又要生产迅速,就要不惜血本。如果你想产品做得又快又省钱,没有问题,但过不了冬天,品质就撑不下去了。如果你又要有好品质,又要价钱合理,那也可以,但别想一口气把产品做出来,说不定要花一辈子的时间呢?quot;这名参观者天真地接腔同意道:"你总得用一个条件换其他两个条件。"
那个时候我们的确会同意这说法,美国就是在几乎全由卖方主控的市场上,运用这种交换条件的做法,变成支配全球的经济机器。第二次世界大战之后,由于世界各地生产能力下降,全球均渴望买到大量制造的产品,因此这种做法相当奏效。
后来,有人想出了反击的方法:三管齐下,品质、速度、成本兼顾。
美国的竞争对手想到了如何在较为省时、省钱的情况下,设计和制造大量更好的产品,像是汽车、电视、相机、手表、机具、高技术零组件、传真机,甚至棒球手套。同样的压力也给服务业市场带来冲击,例如平价零售业、邮件包裹递送业、信用卡和电讯服务业。今天,无法同时迅速又经济地生产高品质产品的企业,都要甘冒严重的生存危险。一个产品优良、生产迅速,而成本高昂的企业,也许一时之间可以逃过此劫,产品优良、成本低廉,而生产缓慢的企业亦然,但要长期在任何市场上真正占优势,就必须兼顾品质、速度和成本三者。
建立新传统
要成为又好、又快、又省的竞争者,表示要做到:
企业想要达成此项目的,可以从一系列可能的改善措施中取舍。在此举出若干大家较常采用的做法:包括全面品质管理、策略性制程管理、自我督导团队、反复监督、高绩效工作制、基准评估、组织学习、未来工厂、低成本增产、全能训练、时效竞争等等。
很多企业力图同时改善这三者,却遭到重重困难,即使在尝试上述某些改善措施时,也陷入了泥淖之中。他们好像在半路上进退两难一样,本来有好的改善构想,实行起来却惨遭滑铁卢。这些企业何以进退维谷?原因往往是受困于实际上会妨碍组织产生重大变化的三大传统。大多数这类停顿型组织一贯的作风是:
1.以内部为导向(internallydriven)
2.以职务为重心(funnctionallyfocused)
3.管理阶层主导(managementcentered)
新传统之一:顾客导向
当某个企业经常以狭隘的专业,或是部门本身的利益、习惯作为决策的基础,而不把决策基础放在随着顾客变动的需要而持续更新的资讯上时,这个企业就是个"内部导向"(internallydriven)的企业。一个内部导向的企业,会成为那些既倾听顾客意见,又迅速以合理价格满足顾客需要的竞争者手下的牺牲品,就像那些曾经年年重新设计车型,却很少或完全不把购车人的需要考虑进去的汽车制造者一样。
相对而言,成功求变的企业都以"顾客导向"(customer-driven)取代内部导向,因此能够很快又不断地了解、迎合、超越顾客一再改变的期望。
新传统之二:衔接断层
大多数停顿型组织过分以职务为重心,也就是说,他们把组织当作不同部门的集合体,就像是储放粮食的地窖一样,权力是垂直分配的,这样往往会因为部门之间彼此竞相争取资源或奖赏,而浪费时间和精力(见图2-1)
图2-1停顿型组织
成功求变的公司认清这种问题的严重性,都变得比较注重作业程序(processfocused),而不是以职务为重心。这些组织会将部门间的断层衔接起来,因为他们会了解、追踪、改进、加速每个水平式进行、横跨组织的作业程序,就像顾客体验到的一样(见图2-2)。
图2-2变动型组织
新传统之三:员工参与
除了内部导向、以职务为重心之外,大多数停顿型组织,也以管理阶层为核心。换句话说,管理者将自己视为组织内部的主角,而且认为几乎每样事情都要由他们控制。结果是:管理者可以拒绝把资讯、技能、经验,以及职权传授给员工,而这些都是以自我改善为目标的员工,所必备的工具。
相对来看,成功求变的组织认清世界变动的速度太快,以致管理者显得:
1.知识不够
2.动作不够快
3.改变不够多
4.判断不够准
5.时间不够多
6.能正确掌控的事务不足
7.无法使企业免于陷入困境
这些组织用什么方法,来代替管理阶层主导的情况呢?变通之计就是"员工参与"。
让员工参与,是有系统地努力培养非管理阶层的知识、技能和承诺态度,并使他们因而受惠。
由于非管理阶层最接近作业现场和顾客,人数又很庞大,因此能迅速得知要大举改进的事情是什么。今天,企业界的现实情况是,管理阶层日益减少,这表示不愿大量提高员工参与率而苟延残喘的传统管理者,会全然失去控制权力。
员工参与本身并不是一种目的,它不过是同时提高顾客满意程度,以及缩减生产周期与成本的最佳手段而已。由于改进这三点牵涉到庞大资源的运用,员工参与可说是完成这三项改善工作最具效力的手法。这正是为什么少有组织能在不大力增进员工参与的情况下,持续改善顾客满意程度、生产成本和生产周期的原因。
运用团队参与的力量
团队可以使员工参与得到预期表现。与外界隔绝的非管理阶层,通常都缺乏改善跨部门作业程序,以及大规模缩减生产周期与成本的资讯。这些牵涉到很多部门的问题,都需要隶属某个部门、不同部门或处于部门之间断层的许多员工来参与。因此,当某个组织跨出重要的一步,变得比较以顾客为导向,和以作业程序为重心时,用各种方式把员工组织成团队就变得十分重要了。
以下让我们大略介绍一下四种基本的团队类型,你有可能加入这些团队,扮演新的领导角色。
部门内组型团队(IntrafunctionalTeams)
有些组织会在部门内部拓展主管和员工的才能与责任范围。例如:
一名会计经理和手上几名科长,一起设计一套复杂的工作程序,直到这些科长有能力承担这项责任才放手。然后她就有余暇花更多时间与顾客交谈,判断如何进一步满足顾客的需要,那些科长也比较明了工作流程,并寻求改善方法。他们也让自己的团队参与解决问题,培养大家承担更多责任的能力,做与本身工作有关的决策。
破解难题型团队(Problem-SolvingTeams)
有些组织会以特殊方式,运用临时性的破解难题团队和机动小组来对付一些问题。例如:
一名制造部门经理,得知公司有一连串引进某个新产品的计划,就派一支团队研究生产这项产品所需的空间与设备,并计划将作业现场重新配置,以配合产品的生产。
跨越部门型团队(Cross-FunctionalTeams)
有些组织成立永久性的跨部门团队,以便监督、改善横跨不同部门的作业程序,并使这些程序标准化。例如:
一家批发配销公司认定,对顾客最有利的作业改善方式,就是缩减客户订单往返的时间。于是,订单登录、订单处理、发票、盘存控制和发货等部门,组成了一支跨部门团队,找出避免迟交订货的方法,以及节省时间的改进程序。
自我督导型团队(Self-DirectedTeams)
少数组织会成立自我督导或自我管理的团队。在此要强调一点:这类团队并非完全无人管理,而是以不同的方式管理。例如:
一名杂志发行人认为编辑幕僚——包括撰稿人员、文字编辑、摄影人员和制作人员——有能力做更多与日常工作有关的决策,便将这些人训练、发展成自我督导团队,逐步接下分派题目、安排作业、分配资源、追踪截稿进度的工作。这个团队负责交出文字、照片和版面设计等杂志上非广告的部分,主编则继续为这个团队的整体表现负责,等到整个团队熟能生巧,获得信心后,再逐渐退居幕后,不插手日常决策和工作。最后则透过周会和不定期个别谈话,与幕僚们保持工作上的接触,以多余时间和发行人及总编辑讨论策略性计划,并为这支团队提供资源、资讯和指导。